Gestionnaire interne ou externe : quelle organisation pour votre entreprise ?

Trois organisations possibles

Le ministère chargé des transports précise que le gestionnaire doit avoir un lien réel avec l’entreprise : il peut en être le dirigeant, le propriétaire ou un salarié. À défaut, il intervient comme gestionnaire externe, dans le cadre d’un contrat de prestation. La règle est la même pour le transport léger, avec des véhicules de 3,5 tonnes au plus, et pour le transport lourd.

Ce que la DREAL vérifie, quelle que soit l’organisation

Le choix du gestionnaire ne change rien aux conditions pour exercer la profession de transporteur. L’entreprise doit les démontrer à la DREAL, la direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement (DRIEAT en Île-de-France, DEAL en outre-mer) :

• un établissement en France, d’où l’activité est réellement dirigée ;
• l’honorabilité professionnelle de l’entreprise, de ses représentants légaux et du gestionnaire : certaines condamnations inscrites au casier judiciaire peuvent la remettre en cause ;
• la capacité financière, appréciée sur les capitaux propres, et pas sur le seul capital social, au regard du nombre de véhicules ;
• la capacité professionnelle, apportée par le gestionnaire de transport désigné.

La demande se dépose selon les consignes de votre DREAL, le plus souvent avec le formulaire Cerfa qu’elle met à disposition. Si elle est acceptée, l’inscription au registre des transporteurs, le registre électronique national des entreprises de transport par route, ouvre l’accès à la profession. La DREAL délivre ensuite la licence de transport intérieur ou la licence communautaire, avec une copie conforme par véhicule : c’est l’accès au marché. Le dossier DREAL et la capacité financière sont détaillés dans des guides dédiés.

Le dirigeant titulaire de l’attestation

C’est l’organisation la plus directe : le chef d’entreprise détient l’attestation et dirige lui-même l’activité de transport. Elle évite tout coût supplémentaire, mais concentre la capacité sur une seule personne. En cas de départ, de maladie ou de cession, l’entreprise devra désigner un autre gestionnaire.

Le dirigeant qui n’a pas l’attestation peut l’obtenir : par l’examen national organisé une fois par an pour les attestations « lourdes », par une formation suivie dans un centre de formation puis un examen pour le transport léger, par équivalence de diplôme ou, pour le transport léger, par l’expérience professionnelle. Le guide pour obtenir l’attestation de capacité professionnelle détaille ces voies. En attendant, un gestionnaire externe peut tenir ce rôle.

Autre précision utile : une personne associée majoritaire de deux entreprises indépendantes peut être gestionnaire des deux. Une associée minoritaire doit, elle, être salariée de l’entreprise.

Le gestionnaire salarié

Recruter un salarié titulaire de l’attestation, souvent appelé « capacitaire », installe la compétence dans l’entreprise. Le gestionnaire est présent au quotidien, connaît les chauffeurs et les véhicules, et peut assurer d’autres fonctions d’exploitation, du planning au suivi des temps de conduite.

• adapté quand la flotte et l’activité justifient un poste ;
• un salarié d’un groupe peut gérer une ou plusieurs filiales de ce même groupe ;
• le coût d’un emploi est fixe, quelle que soit l’activité du mois ;
• son départ laisse l’entreprise sans capacité : un délai de régularisation est accepté, mais il faut recruter ou désigner un remplaçant.

Un salarié d’une entreprise de transport ne peut pas, en parallèle, être gestionnaire externe d’une autre entreprise. Le guide pour cumuler un emploi salarié et une mission externe détaille ces règles.

Le gestionnaire externe

Le gestionnaire externe est un prestataire de services : selon son statut juridique, il exerce comme indépendant, en société ou en portage salarial, et intervient pour votre entreprise dans le cadre d’un contrat. Il dirige réellement l’activité de transport, avec un temps consacré défini et des échanges réguliers.

Le contrat de gestionnaire externe est la clé de cette organisation : il décrit les missions, le temps consacré, les informations à transmettre et les conditions de fin de mission.

Comment choisir selon votre situation

Il n’existe pas de bonne réponse unique. Quelques repères aident à décider :

Au-delà de ces repères, le secteur du transport dans lequel vous travaillez compte autant que le coût : une entreprise de livraison en véhicules légers, une société de transport de marchandises qui vise le transport international ou un transporteur de voyageurs n’ont pas les mêmes besoins de présence ni d’expertise. Si vous lancez votre activité sans attestation, le guide pour créer votre entreprise sans détenir l’attestation présente l’ordre des étapes.

Changer d’organisation en cours de route

Le choix d’aujourd’hui n’est pas définitif. Une entreprise peut démarrer avec un gestionnaire externe, puis recruter un salarié quand la flotte grandit, ou l’inverse. Chaque changement de gestionnaire doit être déclaré à la DREAL, qui tient le registre, et le contrat en cours doit prévoir un préavis compatible avec la transition.

Lorsque le gestionnaire part sans successeur prêt, le guide sur le remplacement d’un gestionnaire de transport détaille les délais et les étapes.

Trouver un gestionnaire externe

Si l’option externe vous convient, vous pouvez trouver un gestionnaire externe dans votre département grâce à la carte de l’annuaire : chaque profil indique les attestations, la zone d’intervention et des honoraires indicatifs. Avant de vous engager, prenez connaissance des vérifications à mener sur le gestionnaire.

D’autres questions sont traitées dans les Guides pour les entreprises.