Préparer son dossier DREAL : démarches, pièces et erreurs à éviter

Qui instruit votre dossier ?

Le registre des entreprises de transport est tenu par le préfet de région. Sa gestion est confiée à un service régional de l’État :

Chaque page régionale de l’annuaire indique le service compétent et le lien vers son site : vous pouvez trouver la DREAL et les gestionnaires de votre région depuis la carte.

Les quatre conditions que le dossier doit démontrer

La demande d’autorisation n’est pas un simple formulaire administratif : elle doit prouver que l’entreprise remplit les quatre conditions d’accès à la profession.

1. ÉtablissementUn siège ou un établissement principal en France, des locaux depuis lesquels l’activité est dirigée au quotidien (centre d’exploitation), des véhicules dont l’entreprise dispose en propriété, en crédit-bail, en location ou par mise à disposition.
2. Honorabilité professionnelleElle concerne l’entreprise, ses représentants légaux et le gestionnaire de transport.
3. Capacité financièreDes capitaux propres suffisants au regard du nombre de copies conformes de licence demandées.
4. Capacité professionnelleUne personne titulaire de l’attestation adaptée, désignée comme gestionnaire de transport.

Si personne dans l’entreprise ne détient l’attestation, la dernière condition passe par la décision de désigner un gestionnaire de transport externe avant de déposer le dossier.

La démarche, étape par étape

1. PréparerImmatriculation de l’entreprise, gestionnaire désigné, capitaux réunis
2. DéposerFormulaire et pièces, en ligne ou auprès du service régional
3. InstructionVérification des conditions, demandes de compléments éventuelles
4. InscriptionAttestation d’inscription, licence et copies conformes

La demande peut être faite en ligne sur le portail des démarches du ministère chargé des transports, qui couvre aussi le renouvellement des licences et des copies conformes. Certaines DREAL acceptent encore un dépôt par courrier ou par messagerie : vérifiez les consignes publiées par votre service régional et utilisez la version du formulaire qu’il propose, car les modèles évoluent.

Le service vérifie le dossier, peut demander des compléments, puis, si les conditions sont remplies, inscrit l’entreprise au registre et délivre les titres correspondants. Un dossier incomplet suspend l’examen : c’est la première cause de retard.

Les pièces à réunir

La liste exacte figure dans la notice du formulaire et sur le site de votre service régional. Les pièces se rattachent toujours aux quatre conditions :

Pour l’entreprise et son établissement

• l’extrait d’immatriculation de l’entreprise, ou les pièces d’une entreprise en cours de création ;
• les statuts pour une société, avec une activité de transport prévue dans l’objet social ;
• les justificatifs des locaux et des moyens d’exploitation, lorsque le service les demande.

Pour les personnes concernées

• l’identité des représentants légaux et du gestionnaire de transport ;
• les déclarations sur l’honneur demandées, notamment sur les fonctions exercées dans l’entreprise et dans d’autres entreprises ;
• pour une personne qui réside en France depuis moins de cinq ans, la preuve de son honorabilité dans les pays de résidence précédents.

Pour la capacité professionnelle

• l’attestation de capacité professionnelle du gestionnaire, adaptée à l’activité ;
• selon sa situation : contrat de travail, mandat social ou contrat de gestionnaire externe décrivant et quantifiant ses missions.

Pour la capacité financière

• pour une entreprise existante, la dernière liasse fiscale ;
• pour une entreprise nouvelle, la justification du capital libéré ;
• la fiche de calcul certifiée par un expert-comptable, un commissaire aux comptes, un centre ou une association de gestion agréés ;
• le cas échéant, les garanties bancaires ou d’assurance, qui ne peuvent couvrir plus de la moitié du montant exigé.

Le guide sur la façon de justifier la capacité financière détaille les montants et donne un exemple de calcul.

Avant l’envoi : la liste de vérification

Relisez votre dossier avec cette liste avant de l’envoyer. Elle reprend les quatre conditions et les points qui suscitent le plus de demandes de compléments.

1. Le formulaire est la version actuelleTéléchargé depuis le site de votre service régional ou rempli sur la téléprocédure, signé par le représentant légal.
2. L’activité déclarée est cohérenteMarchandises ou voyageurs, poids des véhicules, transport national ou international : les mêmes informations apparaissent partout.
3. L’attestation du gestionnaire couvre l’activitéLourde ou légère, marchandises ou voyageurs.
4. Le lien avec le gestionnaire est justifiéMandat social, contrat de travail ou contrat de gestionnaire externe décrivant et quantifiant les missions.
5. Les déclarations sur l’honneur sont complètesFonctions exercées dans l’entreprise et dans d’autres entreprises, pour chaque personne concernée.
6. La capacité financière correspond aux véhicules demandésFiche de calcul certifiée, montants identiques à ceux de la liasse fiscale ou de l’attestation de capital libéré.
7. L’établissement est décritAdresse du siège, locaux d’exploitation, disposition des véhicules.
8. Les copies des pièces sont lisiblesDocuments complets, sans page manquante, en cours de validité.

Conservez une copie intégrale du dossier envoyé et la date de dépôt : vous en aurez besoin pour répondre à une demande de complément ou pour les démarches suivantes.

Les erreurs qui retardent un dossier

Avant l’envoi, relisez le dossier condition par condition : chaque exigence doit être justifiée par au moins une pièce.

Après l’inscription : licences et changements à déclarer

L’inscription ouvre droit à la délivrance de la licence de l’entreprise et de ses copies conformes, numérotées, à placer à bord des véhicules. Selon les véhicules et l’activité, il s’agit d’une licence communautaire ou d’une licence de transport intérieur : le guide licences et copies conformes explique ce choix.

La vie de l’entreprise entraîne ensuite d’autres démarches :

• des copies conformes supplémentaires si la flotte augmente, à condition que la capacité financière le permette ;
• un dossier de modification en cas de transfert du siège dans une autre région, avec renouvellement des licences ;
• la désignation d’un nouveau gestionnaire après un départ : le ministère indique qu’un délai de six mois peut être accepté pour régulariser, et de neuf mois au plus en cas de décès ou d’incapacité physique.

Les autres étapes de la création et de la vie d’une entreprise de transport sont traitées dans les Guides pour les entreprises.