Contrat de gestionnaire externe : les clauses à examiner avant de signer

Pourquoi ce contrat compte autant

Un gestionnaire de transport qui n’est ni dirigeant, ni associé, ni salarié de l’entreprise intervient comme gestionnaire externe. Le ministère chargé des transports demande alors un contrat de prestation qui décrit et quantifie de façon détaillée les missions confiées. Ce document sert à vérifier le temps consacré à l’entreprise et le caractère permanent et effectif de la fonction.

Le contrat a donc deux lecteurs :

• l’administration, qui l’examine avec votre dossier et peut le redemander lors d’un contrôle ;
• vous et le gestionnaire, qui y trouvez la répartition des tâches, les échanges prévus et les conditions financières.

L’enjeu dépasse la relation commerciale : votre inscription au registre des entreprises de transport par route, et donc l’autorisation d’exercer délivrée par la DREAL (DRIEAT en Île-de-France, DEAL en outre-mer), reposent en partie sur ce document. Sans contrat crédible, la condition de capacité professionnelle n’est pas démontrée.

Les parties, l’activité et les véhicules concernés

Le début du contrat identifie précisément :

• l’entreprise (dénomination, numéro SIREN, adresse de l’établissement) et son représentant ;
• le gestionnaire, sa forme d’exercice (micro-entreprise, entreprise individuelle, société, portage salarial) et son attestation de capacité professionnelle ;
• l’activité visée : transport routier de marchandises, transport de voyageurs, ou location de véhicules industriels avec conducteur ; véhicules de plus ou de moins de 3,5 tonnes ; transport intérieur ou transport international ;
• le nombre et les catégories de véhicules au démarrage, en cohérence avec les copies conformes de licence délivrées à l’entreprise, et la façon de traiter une évolution de la flotte.

Vérifiez que l’attestation du gestionnaire correspond bien à l’activité : une attestation limitée au transport léger de marchandises ne permet pas de diriger une flotte de poids lourds, ni une activité de voyageurs. Pour un transporteur routier qui exploite à la fois des camions et des utilitaires, une attestation de transport lourd couvre l’ensemble.

Les missions confiées et leur répartition

Le règlement (CE) n° 1071/2009 cite les tâches que le contrat d’un gestionnaire externe doit préciser : gestion de l’entretien des véhicules, vérification des contrats et documents de transport, comptabilité de base, affectation des chargements ou des services aux conducteurs et aux véhicules, et vérification des procédures de sécurité.

Le plus utile est de décrire, pour chaque tâche, ce que fait le gestionnaire et ce que fait l’entreprise. Par exemple :

Parmi les documents de transport, n’oubliez pas les contrats de sous-traitance ou d’affrètement conclus avec d’autres transporteurs : le gestionnaire doit pouvoir les vérifier comme les autres.

Ajoutez les éventuelles missions complémentaires : analyse des temps de conduite et de repos, suivi des formations des chauffeurs, préparation des démarches administratives. Indiquez si elles sont comprises dans les honoraires de base ou facturées à part.

Distinguez enfin la direction de l’activité de transport, confiée au gestionnaire, de la supervision de l’exploitation au jour le jour (plannings, relations clients, consignes aux chauffeurs), qui reste souvent assurée par le chef d’entreprise ou un exploitant. Écrire qui fait quoi évite les zones grises.

Le temps consacré et le rythme des échanges

C’est la clause que l’administration regarde avec le plus d’attention. Le contrat doit permettre de mesurer le temps réellement consacré à votre entreprise. Précisez par exemple :

• un volume de temps par mois ou par semaine, ou la méthode pour le calculer selon le nombre de véhicules ;
• la fréquence des échanges réguliers (points téléphoniques, réunions, visites dans l’établissement) ;
• les moyens de travail à distance : accès aux outils, partage de documents, données des chronotachygraphes ;
• la disponibilité en cas d’urgence : accident, contrôle, véhicule immobilisé.

Les sources officielles consultées ne fixent pas de nombre d’heures minimal : le temps doit être cohérent avec votre activité, votre flotte et votre organisation. Un contrat qui annonce un temps très faible pour une flotte importante attirera l’attention.

Les informations que vous vous engagez à transmettre

Un gestionnaire externe ne peut diriger que ce qu’il connaît. Le contrat doit donc prévoir vos propres engagements :

• transmettre les documents nécessaires dans un délai convenu : contrats de transport, factures d’entretien, données des conducteurs et des véhicules ;
• donner accès aux outils utilisés (logiciel d’exploitation, téléchargement des données de conduite) ;
• prévenir le gestionnaire de tout changement : nouveau véhicule, nouveau conducteur, nouvelle activité, déménagement ;
• l’informer sans délai d’un contrôle, d’un accident ou d’une sanction.

Prévoyez aussi une clause de confidentialité : le gestionnaire accède à des informations commerciales et personnelles qui doivent être protégées.

Les comptes rendus et la traçabilité

Demandez que le contrat précise la forme et le rythme des rapports d’activité : synthèse mensuelle des vérifications réalisées, anomalies constatées, actions demandées à l’entreprise et suites données.

Ces comptes rendus servent à piloter l’activité. Ils constituent aussi la meilleure preuve, en cas de contrôle, que la direction est effective. Convenez de leur conservation : qui les archive, sous quelle forme et pendant combien de temps.

La disponibilité du gestionnaire et ses autres missions

Un gestionnaire externe, personne physique, ne peut pas dépasser le plafond de 2 entreprises et 20 véhicules fixé par l’article R3211-45 du Code des transports. Le contrat peut lui demander :

• de déclarer, à la signature, les autres entreprises qu’il suit et leur nombre de véhicules ;
• de vous prévenir avant d’accepter une nouvelle mission susceptible de dépasser cette limite ;
• de confirmer qu’il n’est pas salarié d’une autre entreprise de transport tout en intervenant chez vous comme prestataire, situation que le ministère exclut.

Si votre flotte doit grandir, vérifiez dès maintenant que le gestionnaire pourra suivre cette évolution sans dépasser la limite.

Les honoraires et leurs conditions

La clause financière doit être lisible sans calcul compliqué :

• le montant et sa base : forfait mensuel, supplément par véhicule, éventuelle distinction entre véhicules lourds et légers ;
• les prestations comprises et celles qui sont facturées en plus ;
• la mention hors taxes ou toutes taxes comprises, selon la situation fiscale du gestionnaire ;
• la périodicité de facturation, le délai de paiement et la révision éventuelle des montants.

Sur l’annuaire, chaque gestionnaire fixe librement ses honoraires et les présente sous une forme commune ; la présentation des honoraires explique ce qu’ils comprennent.

La durée, la fin du contrat et le remplacement

Le départ du gestionnaire laisse votre entreprise sans capacité professionnelle : tant qu’un successeur n’est pas désigné, l’autorisation d’exercer et les licences de transport de l’entreprise peuvent être remises en cause. La réglementation ne fixe pas de délai de préavis, mais le ministère indique qu’un délai de six mois peut être accepté pour régulariser la situation après un départ. Le contrat doit donc vous laisser le temps de réagir :

• une durée initiale et des conditions de renouvellement claires ;
• un préavis suffisant pour rechercher un successeur ;
• les cas de résiliation immédiate (manquement grave, perte d’honorabilité) ;
• la remise des documents et comptes rendus en fin de mission ;
• l’engagement de chacun à informer la DREAL du changement.

Le guide consacré au remplacement d’un gestionnaire de transport détaille les étapes à suivre lorsque ce moment arrive.

Ce que le contrat ne transfère pas

Le gestionnaire externe apporte la capacité professionnelle et dirige l’activité de transport. Il ne reprend pas pour autant les autres obligations de l’entreprise : le contrat ne peut pas les lui transférer.

Une clause qui ferait porter au gestionnaire la responsabilité de toutes les infractions de l’entreprise, sans lui donner les moyens d’agir, serait déséquilibrée : à l’inverse, un gestionnaire qui ne signale rien ne remplit pas sa mission. Le bon équilibre passe par des engagements d’information réciproques et des alertes écrites.

La liste de contrôle avant de signer

1. L’attestation correspond à votre activitéMarchandises ou voyageurs, véhicules lourds ou légers.
2. Les cinq tâches réglementaires sont décritesAvec la répartition entre le gestionnaire et l’entreprise.
3. Le temps consacré est mesurableVolume, fréquence des échanges, présence sur place.
4. Vos obligations d’information sont prévuesDocuments, délais, accès aux outils.
5. Les comptes rendus sont définisContenu, rythme, conservation.
6. Les limites de cumul sont respectéesAutres entreprises et véhicules déclarés.
7. Les honoraires sont compréhensiblesBase, options, révision.
8. La fin du contrat est anticipéePréavis, remise des documents, information de l’administration.

Avant de vous engager, prenez le temps de comparer les profils et leurs honoraires sur la carte, puis de vérifier ces points avec le gestionnaire retenu. D’autres questions sont traitées dans les Guides pour les entreprises.