Votre gestionnaire quitte l’entreprise : comment préparer son remplacement ?

Ce que prévoit la réglementation

Sans gestionnaire de transport, l’entreprise ne remplit plus la condition de capacité professionnelle. Les textes ne fixent pas de délai précis après un départ ; le ministère chargé des transports indique toutefois qu’un délai de six mois peut être accepté pour régulariser la situation.

Ces délais ne sont pas un temps mort : ils servent à trouver et désigner un successeur. Lancez la recherche dès que le départ est connu.

Anticiper avant même le départ

Le meilleur remplacement est celui qui a été préparé. Quelques précautions, prises dès la désignation du gestionnaire, simplifient la suite :

• un contrat qui prévoit un préavis suffisant et la remise des documents en fin de mission ;
• des comptes rendus réguliers, conservés par l’entreprise ;
• des documents classés et accessibles : contrats de transport, entretien, données des conducteurs et des véhicules ;
• l’identification, à l’avance, de solutions possibles : un associé ou un salarié qui pourrait préparer l’attestation, ou un gestionnaire externe.

Si l’entreprise envisage de changer d’organisation à cette occasion, le guide gestionnaire interne ou externe compare les options.

Les étapes du remplacement

1. Fixer la dateDate de départ, préavis, documents à remettre
2. RechercherProfils disponibles et attestation adaptée
3. VérifierDisponibilité, limites de cumul, parcours
4. ContractualiserNouveau contrat ou recrutement
5. DéclarerDésignation du successeur auprès de l’administration

Rechercher sans se précipiter

L’urgence pousse parfois à retenir la première personne disponible. Les vérifications avant de s’engager restent pourtant les mêmes : attestation adaptée à votre activité, disponibilité réelle, respect des limites de cumul, organisation de la mission. Vous pouvez rechercher un nouveau gestionnaire sur la carte de l’annuaire, par région et par département.

Signer un contrat complet

Si le successeur est externe, le nouveau contrat doit décrire et quantifier ses missions comme le précédent. Profitez-en pour corriger ce qui fonctionnait mal : rythme des échanges, documents transmis, comptes rendus.

Déclarer le changement

La désignation du nouveau gestionnaire se fait auprès de la DREAL, de la DRIEAT en Île-de-France ou de la DEAL en outre-mer, avec ses justificatifs : attestation de capacité, lien avec l’entreprise, déclarations demandées. Les démarches pour déclarer le changement à la DREAL suivent la même logique que le dossier initial.

Organiser la passation

Une passation réussie évite que le successeur reparte de zéro. Si possible, prévoyez un échange entre l’ancien et le nouveau gestionnaire, et rassemblez :

Les erreurs à éviter

Une « location de capacité » ne règle rien : sans direction réelle, l’entreprise reste exposée lors d’un contrôle.

Être accompagné

Notre équipe peut vous aider à identifier rapidement des gestionnaires disponibles dans votre zone, à préparer le contrat et le dossier de désignation. Les frais d’accompagnement éventuels vous sont présentés avant tout engagement.

D’autres situations sont traitées dans les Guides pour les entreprises.