Combien d’entreprises et de véhicules un gestionnaire externe peut-il prendre en charge ?

Ce que dit la règle

Le règlement européen (CE) n° 1071/2009 permet à une entreprise de désigner un gestionnaire de transport qui n’en est ni le dirigeant ni le salarié, à condition qu’un contrat précise ses missions. Il laisse aussi chaque État fixer le nombre d’entreprises et de véhicules qu’un même gestionnaire externe peut diriger.

En France, l’article R3211-45 du Code des transports fixe cette limite à deux entreprises, avec un nombre total de vingt véhicules motorisés au plus pour l’ensemble de ces entreprises. Le ministère chargé des transports précise que la limite s’applique à la personne physique qui exerce la fonction de gestionnaire de transport.

Cette limite concerne les entreprises de transport public routier, qui transportent des marchandises ou des personnes pour compte d’autrui et doivent, à ce titre, désigner un gestionnaire de transport pour obtenir leur autorisation d’exercer. Une entreprise qui transporte uniquement ses propres marchandises, pour compte propre, n’est pas inscrite au registre pour cette activité et n’entre pas dans le décompte.

À qui s’applique la limite

La limite vise le gestionnaire externe : la personne qui dirige l’activité de transport d’une entreprise sans en être le dirigeant, l’associé ou le salarié, dans le cadre d’un contrat de prestation.

Elle s’apprécie au niveau de la personne, quelle que soit sa forme d’exercice. Exercer par une société, en micro-entreprise ou en portage salarial ne permet pas de la contourner : c’est toujours la même personne qui figure au registre comme gestionnaire des entreprises concernées.

Les deux entreprises peuvent exercer la même activité ou des activités différentes. Selon la synthèse publiée par Bpifrance Création, un gestionnaire externe peut diriger soit deux entreprises de transport de marchandises (ou de déménagement, ou de location de véhicules industriels avec conducteur), soit une entreprise de ce type et une entreprise de transport de personnes, à condition de détenir les attestations correspondantes. Un gestionnaire qui dirige à la fois un transporteur routier de marchandises et une entreprise de transport de voyageurs doit donc être titulaire des deux attestations de capacité.

Deux situations voisines obéissent à d’autres règles :

• Le gestionnaire salarié d’un groupe : le ministère admet qu’un gestionnaire salarié dirige une ou plusieurs filiales au sein du même groupe.
• Le salarié d’une entreprise qui voudrait être prestataire d’une autre : cette combinaison est exclue par le ministère. Le guide salarié et gestionnaire externe présente les possibilités et les limites du cumul.

Comment compter les entreprises et les véhicules

Le décompte se fait sur l’ensemble des entreprises pour lesquelles vous êtes désigné comme gestionnaire externe :

1. Listez les entreprisesChaque entreprise inscrite au registre des entreprises de transport par route avec votre nom compte pour une, quelle que soit sa taille.
2. Additionnez leurs véhiculesRetenez les véhicules motorisés utilisés pour l’activité de transport de chaque entreprise ; le nombre de copies conformes de licence communautaire ou de licence de transport intérieur délivrées par la DREAL donne un bon repère.
3. Anticipez les évolutionsUne entreprise qui demande de nouvelles copies conformes augmente votre total, même si vous n’avez pas changé de mission.

Les sources consultées expriment la limite en véhicules motorisés, sans distinguer les poids lourds et les véhicules légers. Pour un cas particulier (véhicule de remplacement, location de courte durée, activité mixte), interrogez le service régional qui tient le registre : c’est lui qui apprécie la situation.

Quatre exemples pour vérifier sa situation

Les situations ci-dessous sont fictives et servent seulement à illustrer le calcul.

Le deuxième exemple montre que la limite en véhicules peut être atteinte avec une seule entreprise. Le troisième montre l’inverse : de petites flottes ne permettent pas de suivre une troisième entreprise.

Le décompte ne fait pas de différence entre les catégories : une entreprise de livraison qui exploite huit utilitaires pèse autant, dans votre total, qu’un transporteur routier équipé de huit camions. Le temps de travail, en revanche, n’est pas le même : une flotte de poids lourds en transport international demande souvent plus de vérifications qu’une flotte locale de véhicules légers.

Quand une entreprise cliente se développe

Le dépassement survient rarement à la signature : il arrive plutôt quand une entreprise ajoute des véhicules. Pour l’éviter :

• prévoyez dans chaque contrat que l’entreprise vous informe avant toute demande de copies conformes supplémentaires ;
• tenez un tableau à jour de vos missions : entreprises, véhicules, date des dernières évolutions ;
• discutez tôt avec le chef d’entreprise si sa croissance doit vous faire dépasser la limite : elle pourra recruter un gestionnaire salarié, en désigner un autre, ou vous pourrez réorganiser vos missions ;
• gardez une marge si vous envisagez une seconde mission.

Une demande de copies supplémentaires suppose aussi que l’entreprise dispose d’une capacité financière suffisante : ses capitaux propres doivent couvrir chaque nouveau véhicule. C’est souvent à ce moment que la question du gestionnaire se pose, et le contrat de gestionnaire externe est l’endroit naturel pour inscrire ces engagements réciproques.

Que se passe-t-il en cas de dépassement ?

Une désignation qui ferait dépasser la limite ne respecte pas l’article R3211-45 du Code des transports. La DREAL, qui instruit les dossiers pour le préfet de région, peut alors la refuser : l’entreprise concernée ne remplit pas la condition de capacité professionnelle et son dossier reste bloqué, ou sa situation doit être régularisée.

Le risque touche aussi le gestionnaire. Une désignation de pure forme, au-delà de ce qu’il peut suivre, ressemble à ce que l’on appelle à tort une « location de capacité » : un nom au registre sans direction réelle, ce qui expose son honorabilité si l’activité dérape.

Organiser deux missions dans la durée

Respecter le plafond ne suffit pas : chaque entreprise doit bénéficier d’une direction effective et permanente. Avec deux missions, la question devient surtout celle du temps, et vos honoraires doivent refléter celui que chaque entreprise demande réellement.

• Fixez un rythme d’échanges propre à chaque entreprise, adapté à sa flotte et à son activité.
• Évitez que les deux entreprises aient les mêmes temps forts sans pouvoir y répondre : périodes chargées, contrôles techniques groupés.
• Documentez votre travail pour chacune séparément : vérifications, anomalies, actions demandées.

Le guide sur le suivi à distance propose une organisation des documents et des comptes rendus.

Comment l’annuaire tient compte de cette limite

Les entreprises qui consultent l’annuaire des gestionnaires de transport externes cherchent un professionnel disponible. Avant chaque mise en relation, notre équipe vérifie avec vous les entreprises et les véhicules que vous suivez déjà, pour s’assurer que la nouvelle mission reste dans la limite.

Tenir ces informations à jour vous évite des propositions incompatibles avec votre situation. Les autres étapes de votre activité sont détaillées dans les Guides pour les gestionnaires.